Заполните форму и мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Сканирование документов
Оцифровка документов, создание электронного архива
Оцифруем документы, присвоим имена файлам, составим опись и сохраним на внутреннем или внешнем сервере
Упростите вашу работу с документами
Электронный архив – это база оцифрованных документов с удобной классификацией. Найти прошлогоднюю накладную можно за пару секунд, не вставая с кресла. Все, что нужно сделать – открыть опись в Excel файле, задать фильтры поиска и перейти по гиперссылке к электронной копии документа.
Результат перехода на электронный архив – экономия рабочего времени. Сотрудники не тратят рабочие часы в архиве, чтобы найти нужную папку с документом, а значит – успевают сделать больше задач за тот же временной период.
Результат перехода на электронный архив – экономия рабочего времени. Сотрудники не тратят рабочие часы в архиве, чтобы найти нужную папку с документом, а значит – успевают сделать больше задач за тот же временной период.
Какие еще выгоды дает электронный архив
Сотрудник получает доступ к электронной копии за несколько секунд: открывает Excel файл, задает фильтры и переходит по гиперссылке. Нет необходимости тратить время на поиск оригинала документа для обмена с коллегами из других отделов или отправки контрагентам.
Быстрый доступ
Документы теряют первоначальный вид, если активно используются в работе: мнутся, выцветают, повреждаются. Электронный архив сохраняет целостность каждого документа. А если документ потерялся среди бумаг в офисе – всегда есть его копия в электронном виде.
Чем дольше компания работает, тем больше становится бумаг. Электронный архив позволяет освободить место в помещении, которое можно использовать под новые рабочие места или переехать в офис поменьше.
Гарантия сохранности
документов
документов
Экономия бюджета и места
Абонентская плата за специально разработанное программное обеспечение, подключение к облачному хранилищу, аренду места на сервере и др.
Стандартный электронный архив с набором оплачиваемых функций (даже если вы ими не пользуетесь)
Разовая оплата работы архивиста и специалиста по сканированию (включает подготовку документов к сканированию, сканирование и составление описи)
Выбор необходимого функционала, возможность персонально настроить электронный архив (папки с файлами)
Использование привычных и проверенных вами электронных или облачных носителей (ничего дополнительно подключать и оплачивать не нужно)
Чем отличается лайт-версия электронного архива?
Сложный it-продукт
Лайт-версия от Первой архивной компании
Бесплатное и оперативное подключение новых сотрудников (документы находятся на вашем сервере)
Использование зарубежных программ и серверов. Хранение информации на стороннем сервере, с которым ранее не работали
Настройка уровней доступа к архиву через посредника
Как работает лайт-версия электронного архива?
Как мы создаем электронный архив?
Рассказываем пошагово
Подготовительные работы
1 этап
При необходимости, проведение экспертизы ценности и определение сроков хранения с целью отобрать документы на хранение и уничтожение.
Отбор документов для сканирования
Систематизация папок с документами по заранее выбранным параметрам.
Доп.услуга
Сканирование документов
2 этап
При необходимости, оригиналы документов скрепляются и упаковываются в файлы, папки.
Подготовка документов к сканированию.
Индексация, присвоение имени/уникального номера каждому электронному документу.
Сканирование документов.
Разброшюровка документов: изъятие из папок, файлов, изъятие скрепок.
Доп.услуга
Доп.услуга
Формирование электронного архива
3 этап
Вариант 2.
Формирование базы данных в эксель и папок с файлами, создание гиперссылок на расположение электронных документов.
Формирование базы данных в эксель и папок с файлами, создание гиперссылок на расположение электронных документов.
Вариант 1.
Формирование базы сразу в корпоративной информационной системе Клиента (например в 1С), без создания описи в эксель и папок с файлами.
Формирование базы сразу в корпоративной информационной системе Клиента (например в 1С), без создания описи в эксель и папок с файлами.
- Сразу на сервере клиента/в корпоративной информационной системе.
- На внешнем жёстком диске с последующей передачей на сервер клиента/корпоративную информационную систему.
Хранение или уничтожение оригиналов документов
4 этап
Организация уничтожения списанных документов.
Организация хранения отобранных документов.
- Хранение на территории клиента.
- Хранение в Первой архивной компании.
Оставьте заявку на консультацию по электронному архиву
Менеджер ответит на все вопросы, проконсультирует конкретно по вашей ситуации и рассчитает стоимость создания электронного архива для вашей компании.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Что такое электронный (цифровой) архив
Электронный (цифровой) документЭто документ, который создан и несет на себе информацию в электронном виде.
Электронная подписьПроставляется в системе электронного документооборота.
Электронное делоОдин или несколько электронных документов и метаданных к ним, сформированное по номенклатуре дел.
МетаданныеДанные об архивном документе, которые позволяют его хранить и управлять им: сведения о создании, содержании, утверждении, сроке хранения, секретности, носителе и др.
Оцифровка (сканирование)Перевод бумажного документа в электронный вид, создание электронной копии.
Для хранения электронных документов создается электронный архив на электронных накопителях. Отбор дел, документов происходит в соответствии с установленными сроками их хранения (см. Перечень). Электронные документы формируются в электронные дела. После проведения ревизии, экспертизы ценности и окончания сроков хранения временные дела уничтожаются. Формируются акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Создание и дальнейшее ведение электронного документа постоянного хранения не означает уничтожение подлинника этого документа на бумажной основе. Документы постоянного и долговременного хранения (более 10 лет) подлежат обязательному хранению в бумажном виде.
Электронные документы поступают на хранение в виде электронных копий бумажных документов. Если в компании действует система электронного документооборота (СЭД) документы могут сохраняться без предварительного создания их на бумажном носителе. Система хранения электронных документов в компании должна обеспечивать их прием, учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное или долговременное (от 10 до 75 лет) хранение внутри самой компании или используя внеофисное хранение.
Создание и дальнейшее ведение электронного документа постоянного хранения не означает уничтожение подлинника этого документа на бумажной основе. Документы постоянного и долговременного хранения (более 10 лет) подлежат обязательному хранению в бумажном виде.
Электронные документы поступают на хранение в виде электронных копий бумажных документов. Если в компании действует система электронного документооборота (СЭД) документы могут сохраняться без предварительного создания их на бумажном носителе. Система хранения электронных документов в компании должна обеспечивать их прием, учет, управление их хранением, а также доступ к ним до выделения к уничтожению или передачи на постоянное или долговременное (от 10 до 75 лет) хранение внутри самой компании или используя внеофисное хранение.
В электронном виде при помощи сканирования создаются как документы постоянного, так и временного сроков хранения. В первую очередь это значимые документы, утеря которых может создать для компании проблемы. Для удобства быстрого поиска документов создается поисковая система.
Сканированию подлежат дела постоянного срока хранения: уставы, свидетельства о постановке на учет, лицензии, положения, приказы по основной деятельности, годовые отчеты, статистические отчеты и др. Сканируется, также, бухгалтерская документация.
Оригиналы бумажных документов постоянного хранения после сканирования подшиваются в дела. Оригиналы бумажных документов временного хранения до выделениях их к уничтожению, могут храниться в папках-регистраторах .
Сканированию подлежат дела постоянного срока хранения: уставы, свидетельства о постановке на учет, лицензии, положения, приказы по основной деятельности, годовые отчеты, статистические отчеты и др. Сканируется, также, бухгалтерская документация.
Оригиналы бумажных документов постоянного хранения после сканирования подшиваются в дела. Оригиналы бумажных документов временного хранения до выделениях их к уничтожению, могут храниться в папках-регистраторах .
Создание электронного архива организации
Экспертиза ценности документов компании, определение сроков хранения
Отбор документов для сканирования
Учет электронных документов На электронные дела постоянного хранения создаются описи дел, отдельные от описей дел на бумаге. На электронные дела временного хранения создаются база данных с систематизацией по структурным подразделениям компании и по хронологии. Каждому электронному документу присваивается свой уникальный индекс и имя. Создается поисковая система в специальной программе или в Еxcel с гиперссылками на образ электронного документа, а также, на местонахождение его бумажного оригинала. Система хранения электронных документов организации должна исключать возможность несанкционированного доступа, рассылки, уничтожения, искажения информации или утраты документов. |
Почему компании выбирают лайт-версию?
Доступно по ценеНет абонентской платы за программное обеспечение или место на сервере подрядчика. Вы платите один раз и только за результат.
БезопасноНет риска лишиться доступа к информации из-за ухода с рынка зарубежных компаний или недобросовестности поставщика. Вы сами выбираете способ хранения и электронный носитель.
Просто и быстроНе требуется установка дополнительных программ или привлечение посредников для передачи и отзыва прав доступа у сотрудников. Вы самостоятельно или силами внутренней технической поддержки решаете эти вопросы.
Стоимость создания электронного архива
Подготовку и сканирование документов осуществляют опытные архивариусы, ассистенты и операторы базы данных, обладающие опытом и компетенцией в сфере делопроизводства и архивного дела.
Подготовка к сканированию
Сканирование документов на высокопроизводительных сканерах
Индексация, присвоение имени или уникального номера каждому файлу
Создание структуры папок на сервере заказчика и наполнение папок электронными документами (файлами)
Составление описи в формате эксель с гиперссылками на расположение электронного документа (файла)
Сканирование документов на высокопроизводительных сканерах
Индексация, присвоение имени или уникального номера каждому файлу
Создание структуры папок на сервере заказчика и наполнение папок электронными документами (файлами)
Составление описи в формате эксель с гиперссылками на расположение электронного документа (файла)
В услугу включены следующие работы:
01.
02.
03.
04.
Создание электронного архива
39 руб./документ
Минимальный заказ — 49 900 ₽
05.
Оставьте заявку, и мы предложим вам комплексное решение по организации электронного архива
Ответы на часто задаваемые вопросы о лайт-версии архива
Клиент:
Нужно ли приобретать дополнительное программное обеспечение, подключать новые облачные хранилища или арендовать место на сервере?
Первая архивная компания:
Нет, вы можете использовать электронные и облачные носители, с которыми уже работаете.
Клиент:
Где хранить электронные документы?
Первая архивная компания:
На внешнем носителе, в облачном хранилище или на внутреннем/внешнем сервере.
Клиент:
Как правильно хранить электронные документы и обеспечить их сохранность?
Первая архивная компания:
Мы всегда рекомендуем хранить документы на 2-3 носителях разного типа, такие же рекомендации дает Росархив. Тогда вы точно сможете найти необходимый документ, если придет проверка.
Опыт наших клиентов
Tilda Publishing
"Услуги были выполнены в соответствии с договором, заданными показателями качества и в установленные сроки. Рекомендуем ООО "Первая архивная компания" для решения задач в области архивного дела и управления документами".
"Выбрали в качестве подрядчика по созданию электронного архива документации. Услуги были выполнены в соответствии с договором, заданными показателями качества и в установленные сроки".
Опыт наших клиентов
Начните разумно хранить
документы уже сейчас
документы уже сейчас
Оставьте свои контактные данные, и мы свяжемся с вами.
Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности.
Другие услуги